പൗരസ്ത്യ സഭകളുടെ കാനോന്‍ നിയമസംഹിതയിലെ (CCEO) 252 മുതല്‍ 261 വരെയുള്ള കാനോനകള്‍, രൂപതാ കാര്യാലയത്തിലെ (eparchial curia) ചാന്‍സലറുടെ പദവിയെക്കുറിച്ചും രൂപതയുടെ രേഖാലയം (archives) സംരക്ഷിക്കുന്നതില്‍ അദ്ദേഹത്തിനുള്ള ചുമതലകളെക്കുറിച്ചും പ്രതിപാദിക്കുന്നവയാണ്. ചാന്‍സലര്‍ എന്ന വാക്ക് കണ്‍ചെല്ലാരിയൂസ്  (cancellarius) എന്ന ലത്തീന്‍ ഭാഷയിലേതാണ്. ‘കാവല്‍ക്കാരന്‍’ (Gatekeeper) എന്നാണ് ഈ മൂലപദത്തിന്റെ അര്‍ഥം. യഥാര്‍ഥത്തില്‍ അദ്ദേഹം രൂപതാ രേഖാലയം അല്ലെങ്കില്‍ രൂപതയുടെ മൊത്തം രേഖാകേന്ദ്രത്തിന്റെ കാവല്‍ക്കാരനാണ്. പുരാതന റോമാ സാമ്രാജ്യത്തില്‍, റോമന്‍ കോടതിയുടെ അഴികള്‍ക്ക് മുന്നില്‍ നിന്നിരുന്ന വാതില്‍ കാവല്‍ക്കാരനായിരുന്നു ചാന്‍സലര്‍; കാലക്രമേണ മജിസ്‌ട്രേറ്റിന്റെ സെക്രട്ടറിയുടെ ചുമതലകള്‍ ഇദ്ദേഹം ഏറ്റെടുക്കുകയാണുണ്ടായത്. 
12-ാം നൂറ്റാണ്ടു മുതല്ക്കാണ് മെത്രാന്റെ ഓഫീസിനോട് ചേര്‍ന്ന് ചാന്‍സറി (കാര്യാലയം) എന്ന സമ്പ്രദായം രൂപംകൊണ്ടത്. പിന്നീട്, മെത്രാന്റെ കത്തുകളില്‍ ഒപ്പുവെക്കുന്നതിനും അവ സംരക്ഷിക്കുന്നതിനുമുള്ള ഉത്തരവാദിത്തം ചാന്‍സലര്‍ക്കായി മാറി. ട്രെന്റ് സൂനഹദോസിന് (Council of Trent) ശേഷം കാര്യാലയത്തിലെ രേഖകള്‍ സൂക്ഷിക്കുന്ന ചുമതലയ്ക്ക് പുറമെ, രൂപതാ കാര്യാലയത്തിലെ പ്രധാന നോട്ടറിയായും (Principal Notary) ചാന്‍സലറെ നിയമപരമായി അംഗീകരിക്കുകയുണ്ടായി. 1917 ലെ സഭാ നിയമസംഹിതയിലാണ് ആദ്യമായി ചാന്‍സലര്‍ പദവി സഭയുടെ നിയമനിര്‍മ്മാണത്തിലേക്ക് ഔദ്യോഗികമായി ഉള്‍പ്പെടുത്തിയത്. ആവശ്യമായ മാറ്റങ്ങള്‍ വരുത്തിയാണ് നിലവിലുള്ള കാനോന്‍ നിയമസംഹിതയില്‍ ഈ പദവി നിലനിര്‍ത്തിയിരിക്കുന്നത്.

രൂപതാ കാര്യാലയത്തില്‍ നിര്‍ബന്ധമായും ഒരു ചാന്‍സലറെ രൂപതാ മെത്രാന്‍ നിയമിക്കേണ്ടതാണ്. അദ്ദേഹം ഒരു വൈദികനോ ഡീക്കനോ ആയിരിക്കണം. എന്നാല്‍, ലത്തീന്‍ സഭയുടെ നിയമസംഹിത (CIC) ഇത്തരത്തിലുള്ള യാതൊരു നിയന്ത്രണങ്ങളും വെക്കുന്നില്ല. അതുകൊണ്ട് തന്നെ ലത്തീന്‍ സഭയില്‍ സ്ത്രീ പുരുഷ വ്യത്യാസമില്ലാതെ ഏതൊരു അല്‍മായര്‍ക്കും ചാന്‍സലര്‍ പദവി നല്‍കാന്‍ സാധിക്കുന്നതാണ്. ആവശ്യമെങ്കില്‍ ചാന്‍സലര്‍ക്ക് ഒരു സഹായിയെ കൊടുക്കാവുന്നതാണ്. അദ്ദേഹത്തിന്റെ പേര് വൈസ്  ചാന്‍സലര്‍ എന്നായിരിക്കും. ചാന്‍സലറെക്കുറിച്ച് പറയുന്ന കാര്യങ്ങളെല്ലാം വൈസ് ചാന്‍സലര്‍ക്കും ബാധകമാണ്. ചാന്‍സലറും വൈസ്  ചാന്‍സലര്‍മാരും നിയമത്താല്‍ തന്നെ (ipso iure) രൂപതാ കാര്യാലയത്തിന്റെ ഔദ്യോഗിക നോട്ടറിമാരാണ്.

ചാന്‍സലര്‍ നല്ല സ്വഭാവഗുണമുള്ളയാളും കുറ്റാരോപണങ്ങള്‍ക്ക് അതീതനുമായിരിക്കണം. അദ്ദേഹം സല്‍പ്പേരുള്ളവനും സംശയങ്ങള്‍ക്ക് ഇടനല്‍കാത്തവിധം ജീവിക്കുന്നവനുമായിരിക്കണം. നിയമപരമായ രേഖകളുടെ ഔദ്യോഗികതയും വിശ്വാസ്യതയും സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്ന പദവി വഹിക്കുന്നതിനാല്‍തന്നെ, അദ്ദേഹം വിശ്വസ്തനല്ലെങ്കില്‍ ഉണ്ടാകാവുന്ന പ്രത്യാഘാതങ്ങള്‍ നമുക്ക് ഊഹിക്കാവുന്നതേയുള്ളൂ.

പ്രത്യേകത നിയമം മറിച്ച് വ്യവസ്ഥ ചെയ്തിട്ടില്ലാത്ത പക്ഷം കാര്യാലയത്തിലെ രേഖകള്‍ ശേഖരിക്കുകയും ക്രമീകരിക്കുകയും, അതുപോലെതന്നെ രൂപതാ കാര്യാലയത്തിന്റെ രേഖാലയത്തില്‍ അവ സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുക എന്നതാണ് ചാന്‍സലറുടെ  പ്രധാന ചുമതല. സീറോമലബാര്‍സഭയുടെ പ്രത്യേക നിയമം ഈ വിഷയത്തില്‍ ഒന്നും ഉള്‍ച്ചേര്‍ത്തിട്ടില്ല.  രൂപതാ മെത്രാന്‍ പുറപ്പെടുവിക്കുന്ന രേഖകളില്‍ ചാന്‍സലര്‍ കൂടി ഒപ്പുവെക്കേണ്ടതുണ്ട്. അദ്ദേഹത്തിന്റെ ഒപ്പ് പ്രസ്തുത രേഖകളുടെ വിശ്വാസ്യതയും ഔദ്യോഗികതയും സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്നു. ചാന്‍സലര്‍ നിയമത്താല്‍ തന്നെ നോട്ടറി ആയതിനാല്‍ നോട്ടറിമാരുടെ കടമകളും അദ്ദേഹത്തില്‍ നിക്ഷിപ്തമാണ്. ഡിക്രികള്‍, തീരുമാനങ്ങള്‍, കടമകള്‍ എന്നിവയെയോ, ഇടപെടല്‍ ആവശ്യമുള്ള മറ്റുകാര്യങ്ങളെയോ സംബന്ധിച്ച നടപടികളും രേഖകളും അദ്ദേഹം എഴുതി തയ്യാറാക്കേണ്ടതുണ്ട്. എല്ലാ ചെയ്തികളും വിശ്വസ്തതാപൂര്‍വം രേഖപ്പെടുത്തുകയും നടപടികളില്‍ സ്ഥലം, തീയതി, മാസം, വര്‍ഷം എന്നിവ ചേര്‍ത്ത് ഒപ്പുവയ്ക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടത് അദ്ദേഹത്തിന്റെ ചുമതലയാണ്. നടപടികള്‍ രേഖകള്‍ എന്നിവ നിയമാനുസൃതം ആവശ്യപ്പെടുന്ന ഒരാള്‍ക്ക് അവ ലഭ്യമാക്കുകയും അവയുടെ കോപ്പികള്‍ മൂലവുമായി (original) ഒത്തു പോകുന്നുവെന്ന് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യേണ്ടത് അദ്ദേഹത്തിന്റെ കടമയാണ്.

രേഖാലയത്തിന്റെ നേരിട്ടുള്ള ഉത്തരവാദിത്തം ചാന്‍സലര്‍ക്ക് ആയതിനാല്‍, അദ്ദേഹം കാനോന്‍ നിയമവിദഗ്ദ്ധനായിരിക്കുന്നതിനൊപ്പം തന്നെ യോഗ്യതയുള്ള ഒരു രേഖാസൂക്ഷിപ്പുകാരന്‍ കൂടിയായിരിക്കണം; കൂടാതെ പരമാവധി കൂടുതല്‍ ഭാഷകളില്‍ പ്രായോഗിക ജ്ഞാനമുള്ള ആളുമായിരിക്കണം. രേഖാലയം എപ്പോഴും പൂട്ടിസൂക്ഷിക്കുന്ന കാര്യത്തില്‍ ചാന്‍സലര്‍ ശ്രദ്ധ പതിപ്പിക്കേണ്ടതാണ്. അതിന്റെ താക്കോല്‍ മെത്രാന്റെയും ചാന്‍സലറുടെയും പക്കല്‍ മാത്രമേ ഉണ്ടാകാന്‍ പാടുള്ളൂ. മെത്രാന്റെ മാത്രം അനുവാദത്തോടെയോ, അല്ലെങ്കില്‍ പ്രോട്ടോസിഞ്ചെല്ലൂസിന്റെയും ചാന്‍സലറുടെയും സംയുക്ത അനുവാദത്തോടെയോ അല്ലാതെ ആര്‍ക്കും അതിനുള്ളില്‍ പ്രവേശിക്കാന്‍ അനുമതിയില്ല. എന്നാല്‍ രഹസ്യരേഖാലയങ്ങളുടെയോ രഹസ്യ അറകളുടെയോ താക്കോല്‍ രൂപതാ മെത്രാന്റെ പക്കല്‍ മാത്രമേ ഉണ്ടാകാന്‍ പാടുള്ളൂ. രേഖാലയത്തില്‍ നിന്നും രേഖകള്‍ മാറ്റുവാന്‍ മെത്രാന്റെ അനുവാദമോ പ്രോട്ടോസിഞ്ചെല്ലൂസിന്റെയും ചാന്‍സലറുടെയും സംയുക്ത അനുവാദമോ ഇല്ലാതെ സാധ്യമല്ല. എന്നാല്‍ രഹസ്യരേഖാലയത്തില്‍ നിന്നും യാതൊരുവിധ രേഖകളും നീക്കം ചെയ്യുവാന്‍ പാടില്ലാത്തതാകുന്നു. ചുരുക്കത്തില്‍, രൂപതാ രേഖാശേഖരം സൂക്ഷ്മതയോടെ സംരക്ഷിച്ചുകൊണ്ടും, പ്രധാനപ്പെട്ട കാനോനിക രേഖകളുടെ ഔദ്യോഗികത സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തിക്കൊണ്ടും, മെത്രാന്റെ വിശ്വസ്തനായ ഒരു സഹായിയായി സേവനമനുഷ്ഠിച്ചുകൊണ്ടും സഭയുടെ സുതാര്യതയും നിയമപരമായ സമഗ്രതയും തുടര്‍ച്ചയും നിലനിര്‍ത്താന്‍ ചാന്‍സലര്‍ സഹായിക്കുന്നു.

റവ. ഡോ. ജോഷി കുളത്തുങ്കൽ